Hiện nay, quản trị mục tiêu OKR là một thuật ngữ khá quen thuộc trong kinh doanh, tuy nhiên liệu bạn đã hiểu đúng OKR là gì chưa? Trong quản trị doanh nghiệp, có rất nhiều mô hình, học thuyết hay công cụ được nghiên cứu và đưa ra để ứng dụng. Mục đích của chúng là giúp các nhà quản trị có thể xây dựng và phát triển doanh nghiệp theo đúng mục tiêu ban đầu, phát triển doanh nghiệp một cách bền vững. Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp, mỗi bên sẽ áp dụng một mô hình quản trị khác nhau. Hiện nay mô hình tiêu biểu được nhiều công ty công nghệ lớn như Google, Twitter, LinkedIn áp dụng chính là OKR. Vậy mô hình OKR là gì? Những doanh nghiệp nào có thể áp dụng được mô hình OKR? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.
Vậy OKR là gì?
OKR (Objective Key Results) không phải là một công cụ mới xuất hiện mà đã được tạo nên, áp dụng lần đầu tiên vào những năm 1970. Đây là công cụ được triển khai nhằm hỗ trợ việc quản lí mục tiêu, đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, tập trung vào các nỗ lực đóng góp của cá nhân, nhóm, tổ chức, đo lường các đóng góp ấy để giúp tổ chức phát triển.
Cụ thể:
OKR cho phép chúng ta “đào sâu” hơn về ý nghĩa của các con số. Việc kiểm tra kết quả của OKR kĩ lưỡng giúp chúng ta đặt thêm nhiều câu hỏi cho các tình huống có thể xảy ra trong tương lai, hay dự đoán tương lai dựa trên các chỉ số thể hiện kết quả.
OKR là một cam kết về thời gian và nỗ lực liên tục của toàn bộ các cá nhân trong tổ chức. Chúng ta sẽ tránh khỏi tình huống đặt các mục tiêu “vô thưởng vô phạt”, đặt ra không có cá nhân hay nhóm nào thực hiện, hoặc quá khả năng của nhóm/cá nhân.
OKR chỉ được thực hiện với hiệu quả cao khi các cá nhân trong tổ chức cam kết thực hiện OKR. Cụ thể, OKR được cập nhật thông tin thường xuyên trong từng quý, kết quả được kiểm tra cẩn thận, kĩ lưỡng và có sự điều chỉnh các chiến lược/mô hình đang thực hiện khi cần thiết.OKR nhấn mạnh vào nỗ lực thông qua các kết quả định lượng. Thay vì việc xem xét hàng loạt các hạng mục công việc, nhiệm vụ cần được hoàn thành, OKR chú trọng nhiều hơn đến những việc không-được-hoàn-thành cũng như những việc được-hoàn-thành để đo lường các đóng góp cho tổ chức.
Tất cả các nhân viên đều làm việc cùng nhau là một đặc điểm quan trọng của OKR nhấn mạnh yếu tố hợp tác liên chức năng và giá trị của các nhóm trong việc tạo nên thành công của tổ chức. OKR phải được tổ chức và sử dụng để tối ưu hoá sự hợp tác và gắn kết giữa các cá nhân trong tổ chức. Tất cả các cá nhân từ nhân viên đến quản lí đều có thể nắm vững các mục tiêu và các kết quả then chốt của tổ chức.
Cấu trúc của OKR
Mục tiêu (Objective)
“Tôi muốn đi đâu?”
Một mục tiêu là một tuyên bố mang tính định tính được thiết kế để thúc đẩy tổ chức phát triển, tiến về phía trước. Một cách đơn giản hơn, mục tiêu trả lời cho câu hỏi: “Chúng ta muốn làm điều gì?”. Một mục tiêu được viết tốt là ngắn gọn, có tính khả thi, thực hiện được trong một quý, và truyền cảm hứng cho cả nhóm.
Ví dụ: Chúng ta cần xây dựng một khoá học online miễn phí để đào tạo kiến thức cơ bản về Chuyển đổi số trong quý tới. Vậy thì một mục tiêu chúng ta có thể đặt ra trong quý tới là: Ra mắt một khoá học online về Chuyển đổi số, miễn phí, thu hút người học.
Mục tiêu này được đưa ra ngắn gọn, mang tính định tính, có tính khả thi trong quý tới và khuyến khích sự sáng tạo của các cá nhân, nhóm để tạo nên một khoá học hấp dẫn.
Kết quả then chốt
(Key Result)
“Tôi đi đến nơi đó bằng cách nào?”
Là một tuyên bố mang tính định lượng để đo lường sự thành công của mục tiêu được đưa ra. Đơn giản hơn, kết quả then chốt sẽ trả lời câu hỏi: “Làm thế nào chúng ta biết được chúng ta đạt được mục tiêu đã đưa ra?”. Một mục tiêu đã đưa ra nên có khoảng từ 3–5 kết quả then chốt.
Quay trở lại với ví dụ ở trên, chúng ta đề cập về một khoá học online, miễn phí và thu hút người học. Trong nhận định trên không có yếu tố nào có thể chuyển thành các con số trong kết quả then chốt. Chính vì vậy, chúng ta cần nghiên cứu trong bối cảnh kinh doanh hiện tại của tổ chức để cụ thể hoá kết quả then chốt thành định lượng, có thể như sau:
20 người đăng kí học trong tuần đầu tiên
30% số người sau khi tham gia học liên hệ lại để yêu cầu các dịch vụ khác từ tổ chức.
Như vậy, khi doanh nghiệp đặt mục tiêu theo OKR sẽ giúp các cá nhân và tổ chức quản lý mục tiêu một cách hiệu quả hơn, từ đó đảm bảo việc phối hợp giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, đồng thời đo lường được các đóng góp để giúp tổ chức phát triển.
Mô hình OKR
Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key Result của cấp độ cao hơn.
OKR cấp độ công ty luôn được chú trọng nhất.
OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKR cá nhân)
OKR cấp độ cá nhân thể hiện công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành
Từ đó, ban quản lý lãnh đạo có hai cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:
Cách liên kết nghiêm ngặt
Trong cách tiếp cận này, ta xác định Objective ở cấp độ dưới là Key result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức.
Ví dụ:
Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:
- Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới
- Kết quả then chốt:
1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12
2. 4 lượt thử nghiệm sản phẩm
3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store
Ở cấp độ Giám đốc Marketing:
- Mục tiêu: Thu hút 10,000 người dùng mới
- Kết quả then chốt:
1. Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 15%
2. Chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới
3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store
Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Với nghĩa đó, sẽ biết được Key Result của CEO tổ chức này là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Quá trình này tự lặp lại với mỗi bộ phận, từ bộ phận Sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận Kĩ thuật đến bộ phận Chăm sóc khách hàng, và tiếp tục lặp lại với mỗi cấp độ của bộ phận đó.
Cách liên kết định hướng
Cách phân tầng nghiêm ngặt của Objective và Key result không phải lúc nào cũng hiệu quả. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng nhiều mục tiêu tham vọng cho phòng ban, hoặc yêu cầu nhân viên hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì theo sát cấu trúc mục tiêu của công ty.
Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”; nhưng Objective và Key Result của các cấp độ dưới có thể thay đổi. Ví dụ:
Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:
- Mục tiêu: Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn
- Kết quả then chốt:
1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12
2. 4 lượt thử nghiệm sản phẩm
3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store
Ở cấp độ Giám đốc Marketing:
- Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích
- Kết quả then chốt:
1. Tăng chỉ số độ thỏa mãn khách hàng lên 15%
2. Chạy chiến dịch mới để quảng bá thương hiệu
3. Được xuất hiện trên các tạp chí công nghệ
Các mục tiêu đều được liên kết có định hướng với mục tiêu ở tầng cao hơn, nhưng không có liên kết nghiêm ngặt giữa Objective và Key result ở các cấp độ khác nhau. Với những doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập hệ thống mục tiêu linh động, khuyến khích nhà quản lý sử dụng phương pháp này.
Lợi ích của OKR
OKR sẽ hỗ trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.
- Giúp doanh nghiệp liên kết nội bộ chặt chẽ: OKR kết nối hiệu suất làm việc của cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty. Từ đó đội ngũ quản trị có thể đảm bảo mọi người đang có chung một định hướng.
- Tập trung vào những vấn đề thiết yếu: Mô hình OKR sẽ đưa ra 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ trong tổ chức, giúp công ty và nhân viên ưu tiên vào những mục tiêu hệ trọng của công ty.
- Tăng tính minh bạch: OKR sẽ xây dựng văn hoá minh bạch cho công ty, nên các nhân viên đều có thể nắm được công việc và kế hoạch của mỗi cá nhân và phòng ban.
- Trao quyền tới nhân viên: Khi đã nắm rõ hoạt động trong công ty, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên theo dõi kết quả công việc.
- Đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu: Qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh được các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu.
- Đạt kết quả vượt bậc: OKR cho phép người quản lý lãnh đạo phát huy tối đa khả năng trong công việc, giúp công ty có thể đạt những kết quả ấn tượng.
Vây là các bạn vừa hiểu hơn về mô hình OKR là gì, OKR có những lợi ích gì. Điều này sẽ giúp các bạn thấy được OKR là mô hình quản trị doanh nghiệp rất phổ biến, được rất nhiều công ty công nghệ hàng đầu thế giới hiện nay ứng dụng. Tuy vậy, mô hình OKR vẫn có thể sử dụng cho những startup còn non trẻ, bởi lẽ nó giúp họ xác định và tập trung chính xác cho mục tiêu cần thiết, loại bỏ được những uẩn khúc tồn động về tính chất công việc cho từng cá nhân.
OKR là gì?