Yêu cầu mới

Tạo yêu cầu phê duyệt

Để tạo mới một đề nghị phê duyệt, truy cập phân hệ Phê Duyệt, tại giao diện Tổng quan Phê duyệt, chọn loại phê duyệt bạn muốn tạo yêu cầu và nhấn Yêu cầu mới.

Tại giao diện chi tiết của yêu cầu phê duyệt, điền các thông tin sau:

• Tiêu đề phê duyệt: Nhập tiêu đề của yêu cầu phê duyệt. Nếu Danh mục (Loại phê duyệt) chọn Trình tự Tự động thì tiêu đề sẽ tự động lấy theo mã đã cấu hình trong Loại phê duyệt.
• Người yêu cầu: Nhập người yêu cầu phê duyệt. Bạn cũng có thể tạo người yêu cầu mới bằng cách Nhập tên vào trường người yêu cầu, chọn Tạo và chỉnh sửa.

Sau đó cửa sổ Tạo Người yêu cầu hiện ra.

Bạn cần nhập các thông tin sau:

• • Tên: Nhập tên người yêu cầu
  • Địa chỉ  Email: Nhập địa chỉ email người yêu cầu. Được dùng để đăng nhập vào hệ thống.
  • Điện thoại, Di động: Nhập số điện thoại, di động của người yêu cầu.
  • Tạo nhân viên: Tích chọn nếu muốn tạo người yêu cầu mới thành nhân viên.
  • Kho hàng mặc định: Chọn kho hàng mặc định. Hoặc muốn tạo kho hàng mặc định mới, nhập tên kho hàng và chọn Tạo và chỉnh sửa. Xem chi tiết trong 📄 Kho hàng
    
• Danh mục: Cho phép lựa chọn từ danh sách các loại phê duyệt.
• Giai đoạn: chọn giai đoạn từ ngày nào đến ngày nào.
  
• Mô tả: Tại tab mô tả, viết mô tả về yêu cầu phê duyệt.
• Tab (Những) Người phê duyệt:

Hệ thống sẽ load sẵn những người phê duyệt được thiết lập sẵn trên Loại phê duyệt. Có thể thêm hoặc xóa người phê duyệt.

Cột Bắt buộc: Nếu người phê duyệt được tích Bắt buộc từ chối Đề nghị phê duyệt, đề nghị phê duyệt đó sẽ lập tức chuyển về trạng thái Bị từ chối mà không cần những người phê duyệt khác duyệt.

• Đính kèm tài liệu

Đính kèm thêm file hình ảnh, pdf ví dụ như biên lai, hóa đơn,… (nếu có).

Gửi yêu cầu phê duyệt

Sau khi điền đầy đủ các trường dữ liệu, nhấn Gửi để gửi yêu cầu phê duyệt cho những Người phê duyệt.

Hóa đơn mua hàng

Đối với Yêu cầu phê duyệt có Loại phê duyệt Tạo RFQ, thì khi yêu cầu phê duyệt đó được duyệt sẽ tạo ra Hóa đơn Mua hàng.

Quy trình tiếp theo là Xác nhận đơn mua hàng, nhận hàng từ Nhà cung cấp,… Phần này nằm trong hướng dẫn Phân hệ Mua Hàng.

Quy trình Phê duyệt Đề nghị

Sau khi người tạo đề nghị phê duyệt nhấn Gửi, hệ thống sẽ gửi thông báo đến tất cả người phê duyệt, hoặc từng người phê duyệt theo cấp độ. (Điều này sẽ phụ thuộc vào thiết lập trên Loại phê duyệt).

Ví dụ: Với Loại phê duyệt được thiết lập như hình ảnh trên. Chúng ta tạo một Yêu cầu phê duyệt như sau:

Sau khi nhấn nút Gửi trên yêu cầu phê duyệt vừa tạo, hệ thống sẽ phát sinh một Hoạt động là Phê duyệt và gắn cho Mitchell Admin (là người quản lý trực tiếp của nhân viên Support).

Đồng thời gửi một thông báo đến người quản lý của nhân viên.

Trong ví dụ của chúng ta, vì phê duyệt của người quản lý được thiết lập là Bắt buộc nên sẽ xảy ra 2 trường hợp.

• Trường hợp 1: Người quản lý Duyệt đề nghị phê duyệt > Đề nghị phê duyệt sẽ được chuyển cho người duyệt tiếp theo.
• Trường hợp 2: Người quản lý Từ chối đề nghị phê duyệt > Đề nghị phê duyệt sẽ ngay lập tức chuyển sang trạng thái Bị từ chối mà không cần chuyển đến những cấp phê duyệt tiếp theo.

Chúng ta sẽ đi tiếp với trường hợp 1. Sau khi người quản lý nhấn Duyệt đề nghị phê duyệt, hệ thống sẽ tiếp tục ấn định hoạt động cho Nguyễn Văn C (là cán bộ phê duyệt thứ 2) và cũng đồng thời gửi thông báo cho cán bộ phê duyệt Nguyễn Văn C.

Tuy nhiên, cán bộ phê duyệt Nguyễn Văn C không được tích Bắt buộc cho nên dù Nguyễn Văn C nhấn Từ chối, đề nghị phê duyệt vẫn được chuyển cho cấp duyệt tiếp theo là Nguyễn Văn D (là người phê duyệt cuối cùng).

Tương tự, cán bộ phê duyệt Nguyễn Văn D cũng được ấn định hoạt động và nhận thông báo, nhưng vì là cấp duyệt cuối cùng, sau khi nhấn Duyệt, đề nghị phê duyệt sẽ được chuyển sang trạng thái Được phê duyệt hoặc Bị từ chối.

Trong ví dụ của chúng ta, đề nghị phê duyệt sẽ được chuyển sang trạng thái Bị từ chối vì người phê duyệt cấp 2 (Nguyễn Văn C) đã từ chối đề nghị phê duyệt.

	360 CORPORATION  6th, VCCI Tower, 155 Nguyen Thai Hoc, Vung Tau, Vietnam  Tel: +84 836 360 360/+84 888 102 360  Email: info@360.org.vn / sales@360.org.vn  Website: www.360.org.vn, www.vuawebsite.com, www.vuahethong.com   BNI CSJ Member / Member of BNI (Business Networks International)  Thành viên ban đối ngoại Hội Doanh Nhân Trẻ Vũng Tàu [BR-VT]