Quy trình nhập kho

Quy trình nhập kho 1 bước (Nhận hàng trực tiếp)

Trong Vua Hệ Thống, hệ thống sẽ tự mặc định quy trình nhập kho một bước (Nhập hàng trực tiếp) nếu bạn không thiết lập các quy trình nhập kho nâng cao khác.

Nếu như trong trường hợp bạn đã thiết lập các quy trình nhập kho nâng cao khác, bạn hoàn toàn có thể thiết lập trở lại quy trình nhập kho một bước.

Để kích hoạt quy trình nhập kho một bước, đầu tiên bạn cần kích hoạt các tuyến nhiều bước. Truy cập Tồn kho > Cấu hình > Cài đặt, tại Tab Kho hàng tích chọn Các tuyến cung ứng nhiều bước, sau đó ấn Lưu để lưu lại thiết lập.

Truy cập vào Tồn kho ‣ Cấu hình ‣ Kho hàng, chọn kho bạn cần thiết lập, tại mục Cấu hình Kho hàng ‣ Lô hàng đang nhập tích chọn Nhận hàng trực tiếp (1 bước).

Quy trình nhập hàng một bước (Nhập hàng trực tiếp)

Sau khi xác nhận báo giá, hệ thống sẽ tự động sinh ra một phiếu nhận hàng liên kết với đơn mua vừa tạo. Bạn có thể ấn nút Phiếu nhập kho để hiển thị ra phiếu nhận hàng ở trạng thái Sẵn sàng khi bạn đang đứng ở ứng dụng Mua hàng.

Ngoài ra bạn cũng hoàn toàn có thể xem phiếu nhận hàng khi đang ở phân hệ Tồn kho. Bạn truy cập vàp phân hệ Tồn kho, ở màn hình Tổng quan tồn kho hiển thị các quy trình của kho dưới dạng thẻ kanban, kích chọn Cần xử lý tại mục Phiếu nhập kho.

Sau khi đã chọn phiếu nhận hàng cần xử lý, nhấn nút Xác nhận để hoàn thành việc dịch chuyển và nhập hàng trực tiếp vào kho.

Sau khi phiếu nhận hàng được xác nhận, hàng hoá được nhập trực tiếp từ phía nhà cung cấp đến địa điểm Kho của bạn. Phiếu giao hàng sẽ chuyển từ trạng thái Sẵn sàng sang Hoàn tất.

Quy trình nhập kho 2 bước (Nhận hàng, lưu kho)

Để quản lý kho thì ngoài phương pháp nhập kho một bước (Nhận hàng trực tiếp) thì phần mềm quản lý kho hàng còn cung cấp thêm một tính năng nữa là Quy trình nhập kho hai bước (Nhận hàng, lưu kho).

Quy trình nhập kho hai bước: Hàng hoá sẽ được vận chuyển từ phía Nhà cung cấp đến một địa điểm để kiểm đếm, tập kết trước khi nhập kho. Việc kiểm đếm, tập kết hàng hoá là bước đầu sẽ được gọi là Nhận hàng. Sau khi việc kiểm đếm xong sẽ chuyển sang bước hai là Lưu kho.

Để sử dụng quy trình nhập kho hai bước, bạn cần kích hoạt tính năng Các tuyến nhiều bước.

Truy cập Tồn kho ‣ Cấu hình ‣ Kho hàng, chọn kho bạn cần thiết lập, tại mục Cấu hình kho hàng ‣ Lô hàng đang nhập tích chọn Nhận hàng và lưu kho sau đó (2 bước).

Sau khi thiết lập Quy trình nhập kho hai bước thành công, hệ thống sẽ tự động sinh ra một địa điểm kho nội bộ Đầu vào. Bạn có thể thay đổi tên địa điểm và cài đặt các cấu hình liên quan đến kho này khi truy cập vào Phân hệ Tồn kho ‣ Cấu hình ‣ Địa điểm ‣ WH/Đầu vào.

Quy Trình Nhập Kho Hai Bước (Nhận hàng, lưu kho)

Sau khi xác nhận báo giá, hệ thống sẽ tự động sinh ra một phiếu nhận hàng liên kết với đơn mua vừa tạo. Bạn có thể ấn nút Phiếu nhập kho để hiển thị ra phiếu nhận hàng ở trạng thái Sẵn sàng khi bạn đang đứng ở phân hệ Mua hàng.

Hàng hoá sẽ được vận chuyển qua hai lượt:

• Lượt đầu là nhận hàng từ phía Nhà cung cấp đến địa điểm đầu vào được hiển thị qua phiếu nhận PWTDM/INT/00001 ở trạng thái Sẵn sàng.
• Lượt thứ hai sẽ dịch chuyển hàng hoá từ địa điểm đầu vào để lưu kho được hiển thị qua phiếu dịch chuyển nội bộ PWTDM/INT/00002 ở trạng thái Đang chờ hoạt động khác.

Để kiểm tra thông tin các phiếu nhập kho gắn tới đơn mua, truy cập Tồn kho ‣ Hoạt động ‣ Giao hàng, tìm kiếm theo tiêu chí mã đơn mua tại thanh tìm kiếm.

Nhân viên kho phải có phân quyền người dùng tại phân hệ mua hàng mới được nhận hàng từ giao diện đơn mua.

Để theo dõi được một cách tổng quan hơn khi có nhiều phiếu nhận hàng ở các dịch chuyển khác nhau, bạn có thể vào phân hệ Tồn kho ‣ Tổng quan, các quy trình của kho được hiển thị dưới dạng thẻ kanban. Bạn có thể vừa xem phiếu nhận hàng tại mục Nhận hàng, đồng thời cũng có thể xem quá trình dịch chuyển hàng hoá giữa các kho từ địa điểm đầu vào đến địa điểm kho chính ở mục Dịch chuyển nội bộ.

Bước 1: Nhận hàng từ nhà cung cấp

Tại đây, bạn vào mục Nhận hàng ‣ Chờ Xử lý, chọn phiếu nhận hàng cần thực hiện và ấn nút Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn tất. Đồng nghĩa với việc đã nhận hàng thành công từ địa điểm Nhà cung cấp.

Bước 2: Lưu hàng vào kho dự trữ

Ngay sau khi hoàn thành việc nhận hàng từ phía Nhà cung cấp, phiếu dịch chuyển nội bộ từ địa điểm đầu vào đến kho chính sẽ được tự động chuyển sang trạng thái Sẵn sàng. Tương tự như việc xử lý phiếu nhận hàng, bạn vào mục Lệnh chuyển hàng nội bộ ‣ Chờ Xử lý, chọn phiếu dịch chuyển cần thực hiện và ấn nút Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành.

Khi xử lý được đến đây cũng có nghĩa là hàng hoá đã được lưu kho và bạn đã hoàn tất quy trình Nhập kho hai bước trên phần mềm quản lý kho hàng.

Quy trình nhập kho 3 bước (Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, lưu kho)

Khi mua hàng, để xác định được phía nhà cung cấp có đáp ứng đúng yêu cầu về chất lượng hàng hoá hay không thì nhiều doanh nghiệp đã bổ sung thêm một bước Kiểm soát chất lượng trong quy trình nhận hàng. Nắm bắt được nhu cầu đó, phần mềm quản lý kho hàng đã phát triển thêm Quy trình nhập kho ba bước (Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, lưu kho) để hỗ trợ người dùng quản lý kho hàng hiệu quả.

Quy trình Nhập kho ba bước: Sau khi đã nhận được hàng hoá và tập kết tại địa điểm đầu vào, sẽ tiến hành vận chuyển đến địa điểm để kiểm soát chất lượng. Nếu có vấn đề về việc hàng hoá không đạt tiêu chuẩn, bạn có thể trả lại số hàng đó. Sau khi việc kiểm tra đã hoàn tất, hàng hoá đạt yêu cầu sẽ được chuyển vào trong kho để lưu trữ.

Để kích hoạt Quy trình nhập kho ba bước:

1. Bạn truy cập vào phân hệ Tồn kho.
2. Vào menu Cấu hình ‣ Kho hàng.
3. Chọnkho bạn cần thiết lập
4. Tìm phần Lô hàng nhận, tích chọn Nhận hàng, kiểm tra chất lượng và lưu kho (3 bước).

Khi bạn thiết lập quy trình nhập kho ba bước thành công sẽ có hai trường hợp xảy ra:

• Nếu bạn thay đổi từ Nhận hàng trực tiếp (1 bước) sang Nhận hàng, kiểm tra chất lượng lưu kho (3 bước), hệ thống sẽ tự động tạo ra một địa điểm Đầu vào để tiếp nhận hàng hoá và một địa điểm Kiểm tra chất lượng.
• Nếu bạn thay đổi từ Nhập hàng và lưu kho (2 bước) sang Nhận hàng, kiểm tra chất lượng lưu kho (3 bước), hệ thống sẽ chỉ tự động tạo ra một địa điểm Kiểm tra chất lượng vì trước đó đã có địa điểm Đầu vào.

Bạn có thể thay đổi tên địa điểm và cài đặt các cấu hình liên quan đến các kho này khi truy cập vào Phân hệ Tồn kho, vào menu Cấu hình ‣ Địa điểm và chọn kho bạn cần thay đổi.

Quy Trình Nhập Kho Ba Bước (Nhận hàng, kiểm tra chất lượng và lưu kho)

Sau khi xác nhận báo giá, hệ thống sẽ tự động sinh ra một phiếu nhận hàng liên kết với đơn mua vừa tạo. Bạn có thể ấn nút Phiếu nhập kho để hiển thị ra phiếu nhận hàng ở trạng thái Sẵn sàng khi bạn đang đứng ở ứng dụng Mua hàng.

Hàng hóa sẽ được vận chuyển qua 3 bước:

• Bước một: nhận hàng từ Nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào được hiển thị qua phiếu nhận WH/IN/00008 ở trạng thái Sẵn sàng.
• Bước thứ hai: dịch chuyển hàng hoá từ địa điểm Đầu vào đến điểm Kiểm tra chất lượng và được hiển thị qua phiếu nhận WH/INT/00002 ở trạng thái Chờ hoạt động khác.
• Bước ba: sau khi đã rà soát xong sẽ chuyển hàng hoá vào Kho để lưu trữ và được hiển thị qua phiếu nhận WH/INT/00003 ở trạng thái Chờ hoạt động khác.

Để kiểm tra thông tin các phiếu nhập kho gắn tới đơn mua, truy cập Tồn kho ‣ Hoạt động ‣ Giao hàng, tìm kiếm theo tiêu chí mã đơn mua tại thanh tìm kiếm.

Nhân viên kho phải có phân quyền người dùng tại phân hệ Mua hàng mới được nhận hàng từ giao diện đơn mua.

Để theo dõi được một cách tổng quan hơn khi có nhiều phiếu nhận hàng ở các dịch chuyển khác nhau, bạn có thể vào phân hệ Tồn kho ‣ Tổng quan sẽ hiển thị các quy trình của kho dưới dạng thẻ kanban. Bạn có thể vừa xem phiếu nhận hàng tại mục Phiếu nhập kho, đồng thời cũng có thể xem quá trình dịch chuyển hàng hoá giữa các kho từ địa điểm Đầu vào đến địa điểm Kiểm tra chất lượng rồi sau đó lưu Kho chính ở mục Lệnh chuyển hàng nội bộ.

Bước 1: Nhận hàng từ Nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào

Tại bước này, bạn chọn thẻ Phiếu nhập kho và ấn Cần Xử lý, chọn phiếu nhận hàng cần thực hiện và ấn Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành. Như vậy bạn đã nhận hàng thành công từ nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào.

Bước 2: Dịch chuyển hàng hoá từ địa điểm Đầu vào đến điểm Kiểm tra chất lượng

Sau khi nhận hàng hoàn thành, phiếu dịch chuyển nội bộ từ địa điểm Đầu vào đến điểm Kiểm tra chất lượng sẽ được tự động chuyển sang trạng thái Sẵn sàng. Bạn vào mục Dịch chuyển nội bộ ‣ Chờ Xử lý, chọn phiếu dịch chuyển cần thực hiện và ấn nút Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành.

Nếu trong quá trình kiểm tra có những hàng hoá không đạt chất lượng, bạn có thể trả lại hàng bằng cách ấn nút Trả hàng tại phiếu dịch chuyển từ địa điểm đầu vào đến điểm kiểm tra chất lượng. Sau đó bạn nhập số lượng hàng cần trả lại và ấn nút Trả hàng.

Bước 3: Chuyển hàng vào kho để lưu trữ

Khi đã hoàn tất các công đoạn kiểm tra chất lượng, hàng hoá sẽ được vận chuyển vào Kho chính để lưu kho cũng chính là bước cuối cùng của quy trình nhập kho ba bước. Phiếu dịch chuyển nội bộ từ điểm Kiểm tra chất lượng đến Kho chính sẽ được tự động chuyển sang trạng thái Sẵn sàng. Như hai bước nhập kho ở trên, vào mục Dịch chuyển nội bộ ‣ Chờ Xử lý, chọn phiếu dịch chuyển cần thực hiện và ấn nút Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn tất.

	360 CORPORATION  6th, VCCI Tower, 155 Nguyen Thai Hoc, Vung Tau, Vietnam  Tel: +84 836 360 360/+84 888 102 360  Email: info@360.org.vn / sales@360.org.vn  Website: www.360.org.vn, www.vuawebsite.com, www.vuahethong.com   BNI CSJ Member / Member of BNI (Business Networks International)  Thành viên ban đối ngoại Hội Doanh Nhân Trẻ Vũng Tàu [BR-VT]