Quy trình xuất kho
Quy trình xuất kho 1 bước (Giao hàng trực tiếp)
Nếu sản phẩm của bạn không dễ hư hỏng và kho hàng không quá lớn, giao hàng trực tiếp là phương thức vận chuyển đơn giản nhất. Trong Vua Hệ Thống, hệ thống sẽ tự mặc định quy trình xuất kho một bước (Giao hàng trực tiếp) nếu bạn không thiết lập các quy trình xuất kho nâng cao khác.
Trong trường hợp bạn đã thiết lập các quy trình xuất kho nâng cao khác, bạn hoàn toàn có thể thiết lập trở lại quy trình xuất kho một bước.
Để kích hoạt quy trình xuất kho một bước, bạn truy cập vào Tồn kho ‣ Cấu hình ‣ Kho hàng, chọn kho bạn cần thiết lập, tại mục Cấu hình Kho hàng ‣ Lô hàng Xuất đi tích chọn Giao hàng trực tiếp (1 bước).
Để chọn quy trình xuất kho một bước, cần kích hoạt tính năng các tuyến cung ứng nhiều bước.
Quy trình Xuất kho Một bước (Giao hàng Trực tiếp)
Sau khi xác nhận báo giá, hệ thống sẽ tự động sinh ra một phiếu giao hàng liên kết với đơn bán vừa tạo. Bạn chọn biểu tượng Giao hàng sẽ hiển thị ra phiếu giao hàng.
Nhân viên bán hàng phải có phân quyền tại phân hệ Tồn kho mới giao được hàng từ giao diện đơn bán.
Để xem được các dịch chuyển xuất kho, bạn truy cập Tồn kho ‣ Hoạt động ‣ Giao hàng và tìm kiếm số đơn hàng bán theo bộ lọc Chứng từ gốc.
Ngoài ra bạn cũng hoàn toàn có thể xem phiếu giao hàng khi đang ở phân hệ Tồn kho. Bạn truy cập vào Phân hệ Tồn kho, ở màn hình tổng quan kho hiển thị các kiểu hoạt động dưới dạng thẻ kanban, kích chọn Cần xử lý tại mục Phiếu xuất kho.
Sau khi đã chọn phiếu giao hàng cần xử lý, nhấn nút Xác nhận để hoàn thành việc xuất kho và giao hàng trực tiếp cho khách.
Sau khi phiếu giao hàng được xác nhận, hàng hoá được được vận chuyển thẳng từ kho của bạn đến địa điểm khách hàng. Phiếu giao hàng sẽ chuyển từ trạng thái Sẵn sàng sang Hoàn tất.
Quy trình xuất kho 2 bước (Xuất kho, giao hàng)
Để quản lý kho thì ngoài phương pháp xuất kho một bước (Giao hàng trực tiếp) thì phần mềm quản lý kho hàng còn cung cấp thêm một tính năng nữa là quy trình xuất kho hai bước (Xuất kho, giao hàng).
Quy trình xuất kho hai bước: Sản phẩm sẽ được vận chuyển từ kho chính đến một địa điểm để kiểm đếm, tập kết trước khi giao hàng. Việc kiểm đếm, tập kết hàng hóa là những bước đầu và sẽ được gọi là Xuất kho. Sau khi việc kiểm đếm xong sẽ chuyển sang bước hai là Giao hàng.
Kích hoạt xuất kho hai bước
Để kích hoạt quy trình xuất kho hai bước, bạn truy cập vào Tồn kho ‣ Cấu hình ‣ Kho hàng, chọn kho bạn cần thiết lập và tiến hành điều chỉnh. Tại mục Cấu hình kho hàng ‣ Lô hàng Xuất đi tích chọn Xuất kho và giao hàng (2 bước).
Để chọn quy trình xuất kho hai bước cần kích hoạt tính năng Các Tuyến nhiều bước.
Sau khi thiết lập quy trình xuất kho hai bước thành công, hệ thống sẽ tự động sinh ra một địa điểm kho nội bộ Đầu ra. Bạn có thể thay đổi tên địa điểm và cài đặt các cấu hình liên quan đến kho này khi truy cập vào Tồn kho ‣ Cấu hình ‣ Địa điểm ‣ WH/Kho đầu ra.
Quy trình xuất kho hai bước
Sau khi xác nhận báo giá, hệ thống sẽ tự động sinh ra hai phiếu dịch chuyển liên kết với đơn bán vừa tạo. Bạn chọn biểu tượng Giao hàng sẽ hiển thị ra hai phiếu dịch chuyển khi bạn đang đứng ở Ứng dụng Bán hàng.
Sản phẩm sẽ được vận chuyển qua hai bước:
- Bước 1: Chọn hàng từ phía kho lưu trữ và dịch chuyển đến địa điểm kho đầu ra được hiển thị qua phiếu giao hàng PWTDM/INT/00009 ở trạng thái Sẵn sàng.
- Bước 2: Giao sản phẩm đến khách hàng được hiển thị qua phiếu xuất kho PWTDM/INT/000011 ở trạng thái Chờ hoạt động khác.
Cả hai phiếu này đều được dẫn chiếu qua Tài liệu nguồn đơn bán S00072.
Nhân viên kho phải được phân quyền Bán hàng thì phần mềm mới cho phép thực hiện xác nhận giao hàng từ giao diện đơn bán.
Để theo dõi được một cách tổng quan hơn khi có nhiều phiếu xuất kho ở các dịch chuyển khác nhau, bạn có thể vào Tồn kho ‣ Tổng quan, các quy trình của kho sẽ hiển thị dưới dạng thẻ kanban.
Bước 1: Xuất hàng từ kho dự trữ đến địa điểm đầu ra
Bạn có thể vừa xem phiếu xuất kho tại mục Giao hàng, đồng thời cũng có thể xem quá trình dịch chuyển sản phẩm từ kho lưu trữ đến địa điểm kho đầu ra ở mục Chọn hàng.
Tại đây, bạn vào mục Chọn hàng (Pick) ‣ Cần Xử lý, chọn phiếu dịch chuyển cần thực hiện và ấn Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn tất.
Đồng nghĩa với việc đã chuyển sản phẩm từ kho lưu trữ đến kho đầu ra.
Ngay sau khi hoàn thành việc chọn hàng, phiếu giao hàng từ địa điểm kho đầu ra đến địa điểm khách hàng sẽ được tự động chuyển sang trạng thái Sẵn sàng.
Bước 2: Giao hàng cho khách
Tương tự như việc xử lý Xuất hàng từ kho dự trữ đến địa điểm đầu ra, bạn vào mục Dịch chuyển nội bộ ‣ Chờ Xử lý, chọn phiếu giao hàng cần thực hiện và ấn Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành.
Đến đây sản phẩm đã được vận chuyển đến khách hàng và bạn đã hoàn tất quy trình Xuất kho hai bước trên phần mềm quản lý kho hàng.
Quy trình xuất kho 3 bước (Đóng gói, xuất kho, giao hàng)
Hiện tại, trong phần mềm quản lý Kho, Vua Hệ Thống đang thiết lập mặc định Quy trình giao hàng trực tiếp, nếu Doanh nghiệp của bạn có nhu cầu nhiều bước trước khi giao hàng như đóng gói, kiểm tra chất lượng,... thì có thể lựa chọn thiết lập Giao hàng ba bước.
Thiết lập Quy trình xuất kho ba bước
Quy trình Xuất kho ba bước: Sản phẩm được lấy từ trong kho lưu trữ để chuyển đến bộ phận đóng gói, bộ phận kiểm tra chất lượng,... Sau đó sẽ chuyển đến địa điểm đầu ra để tập kết, kiểm đếm. Và cuối cùng là giao đến khách hàng.
Để thiết lập Quy trình xuất kho ba bước, bạn truy cập Phân hệ Tồn Kho ‣ Cấu hình ‣ Kho hàng, chọn Kho hàng cần thiết lập. Tại mục Cấu hình kho hàng ‣ Lô hàng Xuất đi, bạn tích chọn Đóng gói, xuất hàng và giao hàng (3 bước).