Thực hiện tạm ứng

​Thực hiện tạm ứng

Để thực hiện thao tác tạm ứng trên Vua Hệ Thống (một Phân hệ kế toán), bạn cần thực hiện các bước cơ bản như sau:

1. Đăng nhập vào Vua Hệ Thống

• Đăng nhập vào Phân hệ với tài khoản của bạn. Đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào các tính năng kế toán và bút toán tạm ứng.

2. Truy cập vào phần Bút toán tạm ứng

• Sau khi đăng nhập, vào menu Kế toán.
• Tìm và chọn mục Tạm ứng hoặc Bút toán tạm ứng.

3. Tạo bút toán tạm ứng

Để thực hiện bút toán tạm ứng cho nhân viên, bạn thực hiện các bước sau:

• Chọn tài khoản tạm ứng: Ví dụ, TK 141 - Tạm ứng.
• Chọn tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng để ghi nhận khoản chi tiền tạm ứng: TK 111 - Tiền mặt hoặc TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.
• Nhập thông tin chi tiết:
  • Số tiền tạm ứng.
  • Người nhận tạm ứng (nhân viên hoặc đối tác).
  • Mục đích tạm ứng (mua hàng, công tác, chi phí...).

Định khoản mẫu:

• Nợ TK 141 - Tạm ứng
• Có TK 111 - Tiền mặt (nếu tạm ứng bằng tiền mặt) hoặc
• Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng (nếu tạm ứng qua ngân hàng)

4. Lưu và duyệt bút toán

• Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn bấm Lưu hoặc Ghi sổ để hoàn tất.
• Nếu hệ thống yêu cầu quyền duyệt, bạn có thể cần quản lý hoặc người có thẩm quyền duyệt bút toán này.

5. Quyết toán tạm ứng

Sau khi nhân viên hoàn thành công việc và quyết toán khoản tạm ứng, bạn cần xử lý tiếp như sau:

• Vào lại bút toán tạm ứng liên quan và cập nhật chi phí thực tế mà nhân viên đã sử dụng.
• Định khoản quyết toán dựa trên các tài khoản chi phí hoặc tài sản tương ứng, ví dụ:
  • Nợ các tài khoản chi phí như: TK 621, 622, 641, 642...
  • Có TK 141 - Tạm ứng: Ghi nhận phần tạm ứng đã quyết toán.

Ví dụ:

• Nếu nhân viên đã sử dụng tạm ứng để mua hàng hóa:
  Nợ TK 156 - Hàng hóa
  Có TK 141 - Tạm ứng

6. Hoàn ứng hoặc bổ sung tiền

• Nếu nhân viên hoàn lại tiền dư từ tạm ứng:
  • Nợ TK 111 - Tiền mặt hoặc Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
  • Có TK 141 - Tạm ứng
• Nếu nhân viên chi tiêu vượt quá số tiền tạm ứng, bạn cần bổ sung khoản chênh lệch:
  • Nợ TK 141 - Tạm ứng
  • Có TK 111 - Tiền mặt hoặc Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

7. Xử lý lỗi thường gặp

• Nếu gặp thông báo lỗi (như lỗi không thể sử dụng tài khoản 111 trong bút toán tạm ứng), bạn cần:
  • Kiểm tra loại nhật ký và tài khoản bạn sử dụng có đúng theo quy định của Phân hệ không.
  • Nếu cần, chỉnh sửa hoặc cập nhật tài khoản liên quan trong thiết lập kế toán của hệ thống.

	360 CORPORATION  6th, VCCI Tower, 155 Nguyen Thai Hoc, Vung Tau, Vietnam  Tel: +84 836 360 360/+84 888 102 360  Email: info@360.org.vn / sales@360.org.vn  Website: www.360.org.vn, www.vuawebsite.com, www.vuahethong.com   BNI CSJ Member / Member of BNI (Business Networks International)  Thành viên ban đối ngoại Hội Doanh Nhân Trẻ Vũng Tàu [BR-VT]