Chức năng: 

Chứng từ giao dịch: Hóa đơn ghi nhận thông tin chi tiết về giao dịch mua bán, bao gồm tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, và tổng số tiền cần thanh toán. Nó là bằng chứng xác nhận rằng một giao dịch đã diễn ra giữa người bán và người mua.

Cơ sở pháp lý: Hóa đơn có giá trị pháp lý, giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên nếu có tranh chấp liên quan đến giao dịch. Nó là cơ sở để xác minh việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ và thanh toán.

Khai thuế: Hóa đơn là tài liệu quan trọng để tính thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, và các loại thuế khác. Cả người bán và người mua đều cần sử dụng hóa đơn để kê khai thuế đúng luật.

Quản lý kế toán: Hóa đơn là một phần của hệ thống kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản doanh thu, chi phí và dòng tiền. Nó cũng giúp việc lập báo cáo tài chính dễ dàng và chính xác hơn.

Kiểm toán và kiểm soát nội bộ: Hóa đơn là tài liệu kiểm toán quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ, đảm bảo rằng các giao dịch diễn ra đúng quy định và không có gian lận.

Tăng tính minh bạch: Hóa đơn giúp giao dịch minh bạch hơn, đảm bảo rằng các khoản thanh toán đều được theo dõi và đối chiếu dễ dàng.

​ ​ ​ ​ ​Lập hóa đơn dự thảo

Bạn có thể tạo hóa đơn dự thảo bằng 2 cách:

• Nhân viên bán hàng có thể tạo ra các hóa đơn dự thảo trực tiếp từ giao diện đơn hàng. Trường hợp này, hóa đơn dự thảo được tạo ra sẽ kế thừa các thông tin cần thiết cho thanh toán như thông tin về hàng hóa dịch vụ đã đặt hàng và giao hàng, thông tin về điều khoản thanh toán, v.v..., từ đơn hàng.
• Nhân viên phụ trách kế toán cũng có thể tạo hóa đơn dự thảo từ Phân hệ Kế toán.

Xuất hóa đơn từ đơn hàng

Thông thường, dựa vào đơn hàng, nhân viên kinh doanh sẽ được giao trách nhiệm lập hóa đơn ở dạng dự thảo. Và tùy theo từng ngữ cảnh và mục đích, bạn có thể lựa chọn các hình thức hóa đơn như:

• Lập hóa đơn thông thường;
• Lập hóa đơn trả trước theo phần trăm;
• Lập hóa đơn trả trước với số tiền cố định.

Hóa đơn được lập theo phương thức này sẽ được kế thừa toàn bộ nội dung từ đơn hàng, nhân viên kế toán chỉ phụ trách việc kiểm tra và xác nhận hóa đơn để ghi nhận các bút toán phát sinh liên quan. Bạn truy cập vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn, sau đó sử dụng công cụ bộ lọc/ tìm kiếm để tìm ra hóa đơn cần xuất:

Khi đó, bạn có thể ấn Gửi & in và xem nội dung bút toán hóa đơn tại tab Hạng mục bút toán:

Xuất hóa đơn từ Phân hệ Kế toán

Với một số trường hợp đặc biệt, nhân viên kế toán cần trực tiếp xuất hóa đơn như:

• Khi bạn cần thực hiện hoàn lại tiền cho khách;
• Chi trả chiết khấu cho khách hàng;
• Hay điều chỉnh những hóa đơn đã xuất trước đó;
• v.v..

Để thực hiện xuất hóa đơn trực tiếp, bạn truy cập vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn ‣ +Mới:

Sau đó điền các trường thông tin cần thiết vào hóa đơn:

• Ngày hóa đơn: Ngày ghi nhận vào sổ hóa đơn.
• Sổ nhật ký: Sổ nhật ký ghi nhận hóa đơn khách hàng, mặc định là Sổ nhật ký Hóa đơn khách hàng, bạn có thể lựa chọn sổ nhật ký khác.
• Tab "Chi tiết hóa đơn": Ghi nhận sản phẩm, số lượng, đơn vị, đơn giá, thuế. Bạn ấn vào Thêm một dòng để khai báo thêm sản phẩm/ dịch vụ.
• Tab "Thông tin khác": Tại đây bạn cần lưu ý các thông tin:

• Mã riêng của khách hàng: Được nhập thủ công nhằm mục đích quản lý nội bộ.
• Nhân viên bán hàng: Mặc định ghi nhận tài khoản người dùng tạo hóa đơn. Tuy nhiên bạn có thể chuyển sang nhân viên khác.
• Đội ngũ kinh doanh: Đội bán hàng của nhân viên bán hàng.
• Tài khoản ngân hàng người nhận: Tài khoản ngân hàng được khai báo cho khách hàng và sẽ được mặc định cho phiếu thanh toán.
• Vị thế tài chính: Chính sách thuế được áp dụng cho khách hàng này.
• Tự động vào sổ: Nếu tính năng này được kích hoạt thì hóa đơn sẽ được vào sổ tại Ngày hóa đơn đã khai báo ở trên.
• Để kiểm tra: Tính năng này hỗ trợ kế toán trong việc đánh dấu lại những hóa đơn mà các thông tin chưa được xác nhận và cần phải kiểm tra.

Hệ thống sẽ tự động lưu thông tin. Tiếp theo bạn có thể 📄 Xác nhận hóa đơn KH và 📄 Ghi nhận thanh toán KH

​ ​ ​ Xác nhận hóa đơn khách hàng

Khi xác nhận hóa đơn, hệ thống sẽ tự động sinh ra một số hóa đơn duy nhất để theo dõi trên toàn hệ thống.

Các bút toán kế toán tương ứng với hóa đơn này cũng tự động được ghi nhận khi bạn xác nhận hóa đơn. Bạn có thể xem chi tiết bằng cách nhấn chọn vào tab Hạng mục bút toán.